Регламент проведения встреч Представительской организации КСГПЦ

Формой обсуждения и принятия совместных решений Представительской организации являются ежеквартальные заседания всех членов ПО КСГПЦ, которые регулируются Регламентом и Кодексом поведения членов ПО КСГПЦ.

1. Продолжительность и периодичность встреч.

1.1. Заседания проводятся один раз в квартал (даты и при необходимости дополнительные заседания согласовываются ПО КСГПЦР).

Продолжительность заседаний - до 3 часов, с 13 до 19 часов.

В исключительных случаях возможно продление заседаний на 1 час.

2. Места заседаний ПО КСГПЦР.

Заседания ПО проводятся поочередно, на площадке церкви, глава которой председательствует на очередной встрече, либо на площадке представленной любой церковью членом КСГПЦР.

Председатель заседания КС отвечает за техническую подготовку и проведение встречи.

3. Подготовка заседания.

3.1 Повестка дня формируется председателем предстоящего заседания по предложениям всех членов ПО и затем окончательно согласуется с ними.

3.2 Повестка дня не должна быть перегружена. Общее число обсуждаемых вопросов не должно превышать 7 (семи), включая утверждение протокола предыдущего собрания и «Разное».

По каждому вопросу повестки дня назначается докладчик-ответственный, который предлагает на обсуждение не только сам вопрос, но и проект решения по нему.

3.3 Для изложения информации по отдельным пунктам повестки могут приглашаться лица, имеющие непосредственное отношение к обсуждаемой проблеме. Они присутствуют только при обсуждении своего вопроса, если Консультативный Совет не допустит их присутствие на обсуждении остальных вопросов.

Окончательная повестка и список приглашаемых лиц согласуются также со всеми членами ПО, но не позже, чем за 1 (одну) неделю до заседания. Информация об этом в эти же сроки рассылается всем членам ПО и приглашаемым лицам.

3.4 К повестке и проекту решений прилагается точный адрес, а также время проведения заседания.

В пакет документов, рассылаемый членам ПО не позже чем за 1(одну) неделю до заседания, входят:

• текущая повестка, с указанием выступающих;
• список приглашенных лиц;
• материалы по вопросам обсуждения;
• проект решений по всем обсуждаемым пунктам повестки;
• проект будущей повестки.

В подготовке встречи, техническую помощь председателю оказывает секретарь ПО.

4. Проведение встречи.

4.1. Заседания проводятся в соответствии с правилами, изложенными в Положении о ПО КСГПЦР (регион/город), Кодексе поведения членов ПО и данным Регламентом.

4.2. Во встрече участвуют все члены ПО КСГПЦР – главы церквей, союзов и объединений. Замена их своими заместителями не допускается за исключением уважительных причин: форс-мажорные обстоятельства. Заместители и помощники могут присутствовать на заседаниях КС вместе с первыми лицами. При невозможности одного из сопредседателей присутствовать на заседании ПО, вопрос о его проведении решается коллегиально, в зависимости от обстоятельств. Например, если отсутствующий – очередной председатель собрания, или докладчик по одному из основных вопросов повестки – то такое собрание необходимо перенести. Собрания отменяются, если отсутствуют два сопредседателя.

4.3. Собрания начинаются и заканчиваются общей молитвой.

4.4. В структуре повестки первыми должны быть предусмотрены пункты: утверждение повестки предстоящего собрания, затем – утверждение протокола предыдущей встречи (с четкими формулировками решений по каждому обсужденному вопросу). Далее, идут содержательные вопросы повестки. В конце заседания председатель предлагает собранию проект повестки следующей встречи, носящий чисто предварительный характер.

Рекомендуемая структура обсуждения вопроса повестки:
а) изложение сути проблемы – до 5 мин.;
б) обсуждение проблемы – до 20 мин.;
в) формулировка решения - до 3 мин.

5. Правила взаимного общения, регулирующие форму и стиль общения при обсуждениях (см. Кодекс Поведения членов КСГПЦР).

6. Председатель.

Председатель ведет собрание и следит за исполнением Положения, Кодекса поведения и Регламента проведения встреч ПО КСГПЦР.

Особое внимание председатель уделяет тому, чтобы:

• заседание не выходило за рамки утвержденной повестки дня;
• вовремя снимать с повестки дня неподготовленные вопросы;
• не выходить за рамки временного регламента, как по отдельным пунктам повестки, так и по всему заседанию;
• обеспечивать равенство в возможностях высказать свою позицию всем участникам заседания;
• обсуждение велось по деловому, но при этом уважалось личное достоинство присутствующих и отсутствующих;

7. Секретарь.

Ведет запись протокола каждого заседания КСГПЦР, а также:

• Оказывает председателю техническую помощь в подготовке встречи.
• Готовит текст протокола прошлого заседания для утверждения на заседании Совета и последующего подписания Сопредседателями.
• Совместно с ЭС КСГПЦР готовит текст повестки предстоящего заседания Консультативного Совета для утверждения на встрече Сопредседателей.